Röntgenblick ins Office

"Eine Büroplanung kann nicht nur auf harten Fakten beruhen." Georg Frech weiß wovon er redet. Seit mehr als einem Jahrzehnt arbeitet der studierte Betriebswirt beim Anbieter von Büromobiliar und Raumsystemen König + Neurath und leitet die hauseigene K+N Akademie. Außerdem hat er federführend an der Entwicklung der "WORK.CULTURE.MAP" mitgearbeitet – eine onlinegestützte Anwendung, die helfen soll, Büroeinrichtungen optimal an die Arbeitskultur eines Unternehmens anzupassen. Nicht nur für die Unternehmen, auch für Architekten, die mit Büroplanungen befasst sind, liefert das Analysetool wertvolle Daten und Ergebnisse, auf die sich der Entwurfsprozess stützen kann. Waren Architekten bislang ausschließlich auf eigene Beobachtungen, Erfahrungen und Einschätzungen des Kunden bei der Organisation von Office-Flächen angewiesen, kann mit Hilfe der "WORK.CULTURE.MAP" nun in einem strukturierten Prozess ermittelt werden, welche Wünsche und Bedürfnisse das zu planende Büro erfüllen soll. Gute Gründe, dass Architekten ihre Bauherren anregen sollten, eine solche Analyse in Angriff zu nehmen, um die eigenen Arbeitskultur zu entdecken.

Die "WORK.CULTURE.MAP" gliedert sich in mehrere Abschnitte: Im ersten Schritt können die Beschäftigten an einer Befragungs- und Bewertungsrunde mittels Online-Tool teilnehmen, das mit intuitiv verständlichen Piktogrammen Gewohnheiten und Verhaltensweisen im Arbeitsalltag abfragt. Diese Analyse ist untergliedert in sieben Bereiche, "sieben Dimensionen", wie König + Neurath sie bezeichnet. Sie beschreiben die Unternehmenskultur in Punkten wie z. B. Führungsstil, Kreativität und Agilität und verorten den Ist-Zustand mit Hilfe eines Punktesystems zwischen klassischer Büroarbeit und New Work. Auf diesen Erkenntnissen aufbauend bietet König + Neurath im nächsten Schritt an, in Workshops mit den Beschäftigten die ideale Arbeitsumgebung für die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zu erarbeiten. Die Teilnehmer formulieren zu den sieben Dimensionen jeweils sechs Thesen – aufbauend auf den Ergebnissen des ersten Tests. Im Anschluss bewerten sie selbst, ob und in welchem Umfang die jeweilige These auf ihr Unternehmen zutrifft. "Das Ergebnis zeigt oft deutlich die Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit", berichtet Georg Frech, der diese Prozesse moderiert. "Aber genau das ist der Sinn. Es geht dabei um einen Prozess der Selbsterkenntnis.". Einer der Vorteile der "WORK.CULTURE.MAP" ist, dass sie die Brisanz durch eine feinfühlige Moderation aus solchen Diskussionsprozessen herausnimmt. "Es wird nicht sofort über den Standort jeder Kaffeetasse gestritten", beschreibt es Georg Frech und ergänzt: "Außerdem können sich alle, wie auch immer das Verfahren ausgeht, am Ende noch in die Augen schauen." Organisationen, die sich auf einen solchen Prozess einlassen, seien in der Regel bereits gut vorbereitet. "Wenn die Akzeptanz der Teilnehmenden erzeugt worden ist, dann entsteht oft eine ungeheure Dynamik und ungeahnte Kreativität", hat Georg Frech beobachtet.

Sobald die Ergebnisse des Workshops ausgewertet sind, übersetzt ein Team von Innenarchitekten die Resultate in einen Planungsentwurf. "Im Normalfall unterbreiten wir zwei Vorschläge", erklärt Frech, "einen progressiveren und einen konservativeren. Denn auch hier geht es immer darum, alle Beteiligten im Prozess abzuholen und mitzunehmen." Bereits bei diesem Schritt bietet König + Neurath die Möglichkeit an, dass der Architekt des Kunden in Umsetzungsprozess miteinbezogen wird. So entsteht von vornherein ein Konzept "aus einem Guss", bei dem das Architekturbüro die Ergebnisse der "WORK.CULTURE.MAP“ direkt in die eigene Formensprache übersetzen kann. Zudem können so individuelle Gestaltungswünsche des Kunden in den Entwurf miteinfließen, etwa die Berücksichtigung eines Corporate Designs oder bestimmter Firmenfarben. Die Ergebnisse, zu denen der Analyseprozess führt, können übrigens durchaus für alle Beteiligten überraschend sein. Frech illustriert das an einem Beispiel aus dem eigenen Haus: "Als wir mit Hilfe der "WORK.CULTURE.MAP" einen Veränderungsprozess in einer unserer Abteilungen moderiert haben, stellte sich heraus, dass die Arbeitsplatzzufriedenheit bei der Leitung hoch, bei den anderen Mitarbeitern jedoch nur gering war." Das lag daran, dass das Führungspersonal Einzelbüros an der Fensterfront besaß, während die übrige Abteilung in einer dunkleren Zone dahinter und zudem an einem Durchgang angesiedelt war. Georg Frech und seine Kollegen schlugen vor, die Büros der Abteilungsleitung in verglaste Raumkuben zu verlegen und diese von der Fensterfront abzurücken. Die Mitarbeiterplätze sollten dagegen an den Fenstern platziert werden, um sie mit Hilfe der schallisolierten Glaskuben von der Unruhe im Durchgang abzuschirmen. Schnell zeigte sich, dass alle Beteiligten bereit waren, diesen Schritt mitzugehen. Durch die Neuorganisation des Büros und die Aufgabe von Privilegien konnte für alle ein spürbarer Gewinn an Arbeitsplatzzufriedenheit erzielt werden.

Frech betont, dass die "WORK.CULTURE.MAP" nicht ausschließlich als Beratungstool für König + Neurath-Produkte konzipiert wurde, sondern als Dienstleistung, die unabhängig angeboten und berechnet wird. "Wir offerieren auch, auf der Grundlage unserer Analyse eine Leistungsbeschreibung für eine Ausschreibung zu erstellen", sagt er. Vor allem aber bietet sie die ideale Voraussetzung für Architekten oder Innenarchitekten, das erarbeitete Konzept weiterentwickeln. Der Architekt kann auf der Basis der Analyseergebnisse aus der "WORK.CULTURE.MAP" Innenräume gestalten, die gestalterisch wie funktional optimal auf die Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers abgestimmt sind. Welchen Look sich die Nutzer für ihr neues Büro vorstellen – auch das kann im Rahmen der "WORK.CULTURE.MAP" ermittelt werden: Mittels eines Onlinetests werden Vorlieben und Stilvorstellungen abgefragt und ausgewertet. "Wir nennen es Style-Tinder", scherzt Frech. Den Befragten werden Bilder aus Bereichen wie Mode, Architektur oder Design gezeigt, die für eine bestimmte Stilrichtung stehen. Wie bei der Dating-App kann dann durch "Wischen" nach rechts oder links darüber entschieden werden, ob einem das gezeigte Bild zusagt oder nicht. Aus den jeweiligen Präferenzen schlussfolgert das System dann, welche der vier König + Neurath-Stilwelten dem eigenen Geschmack am genauesten entspricht.